comic

Selasa, 24 April 2012

ADMINISTRASI KETATA USAHAAN DAN LAYANAN KHUSUS

ADMINISTRASI KETATA USAHAAN DAN LAYANAN KHUSUS
A.    ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN
1.      Pengertian Administrasi Ketatausahan
The Liang Gie (1998;16) merumuskan pengertian tatausaha sebagai “segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi”.
Dalam buku dasar-dasar administrasi pendidikan yang di susun oleh staf pengajar FIP IKIP Padang (1986;61) dikemukakan bahwa “administrasi ketatausahaan meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan, pengelolaan, penataan sampai dengan penyimpanan semua
bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi”
Berdasarkan pengertian diatas, bahwa pola perbuatan dalam kegiatan ketatausahan meliputi:
         Menghimpun segala keterangan yang di perlukan.
         Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan ataupun dalam audio visual secara manual maupun elektronik sehingga dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
         Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun untuk dapat ddisajikan sebagai informasi.

2.      Kegiatan administrasi ketatausahaan
Dikemukakan oleh The Liang Gie (1998) kegiatan tatausaha mempunyai peranan pokok, yaitu:
         Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif  untuk mencapai tujuan organisasi
         Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat
         Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan Implikasi peranan kegiatan ketatausahan dalam dunia pendidikan

3.      Pelayanan Kantor
Eksistensi kantor atau organisasi  baik organisasi produk maupun jasa ditentukan oleh kualitas layanan. Konsep layanan, dapat dikategorikan atas layanan intern dan layanan ekstern.
Layanan intern adalah layanan yang diberikan oleh personil organisasi kepada personil lainnya, seperti: siswa dilayani oleh guru dalam kegiatan belajar mengajar dan guru dilayani oleh bendahara sekolah dalam hal penggajian.
Layanan ekstern adalah layanan terhadap masyarakat atau oaring yang tidak termasuk angota organisasi. Layanan dapat dilakukan secara langsung melalui tatap muka atau melalui suatu alat komunikasi.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan secara langsung adalah:
         Menghormati pelanggan
         Mengetahui maksud pelayanan
         Menyenangkan pelanggan
         Menghindari berbisik atau bersenda gurau dengan personil lain sehingga dapat menimbulkan rasa kurang menyenangkan bagi pelanggan
         Hindarkan sikap yang menunjukkan “pemberian prioritas” kepada pelangan tertentu
         Lupakan persoalan pribadi pada saat melayani pelanggan sehingga dapat tercipta suasana yang ramah
         Gunakan pakaian yang rapi

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam layanan melalui alat komunikasi adalah:
         Segeralah mengangkat gang telepon bila telepon berdering
         Siapkan peralatan untuk mencatat pesan
         Nyatakan nama kantor atau unit setelah mengangkat gang telepon atau telepon tersambung
         Sebutlah nama penerima telepon untuk lanjutan pembicaraan
         Berusahalah mengidentifikasi penelepon bila penelepon tidak menyatakan identitasnya
         Pastikan alamat yang ingin dituju oleh penelepon
         Mintalah persetujuan pimpinan bila penelepon tidak menggemukakan masalah yang ingin disampaikannya dan ingin berbicara dengan pimpinan
         Beri keterangan dengan alasan yang tidak rinci bila pimpinan tidak bersedia menerima telepon atau sedang tidak berada dikantor
         Pastikan bahwa nama atau istilah ditulis dengan tepat

4.      Pengelolaan surat
a.       Jenis surat : dibedakan atas 14 jenis; Surat dinas, Nota dinas, Memo, Surat pengantar, Surat kawat, Surat keputusan, Surat edaran, Surat undangan, Surat tugas, Surat kuasa, Surat pengumuman, Surat pernyataan, Surat keterangan,Berita acara
b.      Sifat dan derajat surat :Surat sangat sahasia, Surat rahasia, Surat terbatas, Surat biasa. Derajat surat dikelompokkan atas tiga derajat; kilat, segera, biasa.
c.       Pencantuman alamat surat: Alamat surat dicantumkan pada sampul surat dan kepala surat
d.      Kode surat: Kode jabatan, Kode unit, Kode Perihal
e.       Pemakaian Singkatan: Singkatan penggunaan dan penulisannya dalam penandatanganan surat adalah a.n. (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang menadatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, dll
f.       Cap Jabatan dan Cap DinasCap jabatan merupakan cap atau stempel yang dipergunakan oleh pejabat tertentu sedangkan cap dinas merupakan cap atau stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat
g.      Prosedur Pengrusan Surat; Penerima Surat, Pengirim surat, Pencatat surat, Pengarah surat, Pengolah surat.

5.      Pengelolaan Arsip
Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-negara atau swasta, dalam membentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan lembaga tersebut.
Kegiatan pengelolaan arsip terdiri dari: Azaz penataan arsip, System penataan arsip, Prosedur penataan arsip, Peralatan dalam penataan arsip, Peminjaman arsip, Penyusunan arsip, Pemeliharaan arsip

6.      Peranan Guru Dalam Administrasi Ketatausahaan
         Terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam memberi layanan
         Menghimpun, mencatat, mengolah, mnggandakan, mengirim, menyimpan dan menemukan kembali berbagai keterangan yang berkenaan maupun yang menunjang penyelenggaraan dan pendidikan disekolah.
         Membantu perkembangan lembaga persekolahan dengan memberikan masukan-masukan yang bersifat inovatif dan kreatif dalam meningkatkan kualitas pelayannan sekolah, baik secara ekternal maupun internal.

B.     Administrasi layanan khusus
Layanan khusus adalah suatu usaha yang tidak secara langsung berkenaan dengan proses belajar mengajar dikelas, tetapi secara khusus diberikan oleh pihak sekolah kepada para siswanya agar mereka lebih optimal dalam melaksanakan proses belajar mengajar.
Ada beberapa jenis layanan khusus, tetapi hanya 3 jenis yang akan dibahas dalam bagian ini. Jenis-jenis layanan khusu yang dimaksud adalah :

a.       Perpustakaan sekolah
Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang tergabung pada sebuah sekolah, dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan, dengan  tujuan utama membantu sekolah untuk mencapai tujuan khusus sekolah dan tujuan pendinikan pada umumnya. Ada beberapa jenis perpustakaan sekolah, yang pada dasarnya disesuaikan dengan jenjang atau tingkat sekolah yang bersangkutan. Jenis perpustakaan sekolah tersebut adalah perpustakaan taman kanak-kanak, perpustakaan sekolah dasar, perpustakaan sekolah lanjutan tingkat pertama dan perpustakaan sekolah lanjutan tingkat atas. Semua jenis perpustakaan sekolah yang disebutkan diatas dikelola berdasarkan tujuan khusus masing-masing jenis dan jenjang sekolah.
a.       Fungsi perpustakaan sekolah  adalah:
1.      fungsi pendidikan
2.      fungsi informasi
3.      fungsi rekreasi
4.      fungsi penelitian
5.      fungsi penyaluran hobi
6.      fungsi penanaman rasa tanggung jawab

b.      Pengelolaan bahan pustaka
Sebelum bahan pustaka dapat dipinjamkan kepada pengunjung bahan tersebut harus diolah terlebih dahulu. Proses pengolahan bahan pustaka tersebut melalui tahap-tahap berikut:
1.      klasifikasi
2.      katalogisasi
3.      pemberian stempel
4.      pemberian nomor buku
5.      pengaturan buku dirak

c.       peranan guru dalam administrasi perpustakaan sekolah
ada beberapa peranan guru yang terlibat dalam administrasi perpustakaan sekolah. Peran tersebut antara lain:
1.      memperkenalkan buku-buku kepada siswa dan guru-guru
2.      memilih buku-buku dan bahan pustaka lainnya yang kan dibeli
3.      mempromosikan perpustakaan baik untuk pemakaian,  maupun pembinaanya
4.      mengetahui jenis dan menguasai criteria-krikteria umum yang menentukan baik buruknya susu koleksi
5.      mengusahakan agar siswa aktif membantu perkembangan perpustakaan

b.      usaha kesehatan sekolah
usaha kesehatan sekolah merupakan salah satu wahana untuk meningkatkan kemampuan hidup sehat yang pada gilirannya menghasilkan derajat kesehatan peserta didik yang optimal. Usaha kesehatan sekolah tersebut bukan saja menjadi tanggung jawab pemerintah akan tetapi tanggung jawab peserta didik dan masyarakat dimana sekolah itu berada.
1.      tujuan kesehatan sekolah
tujuan khusus usaha kesehatan sekolah adalah agar siswa :
1.      memiliki pengetahuan, sikap dan keterampilan untuk melaksanakan prinsip hidup sehat serta berpartisipasi aktif didalam usaha peningkatan kesehatan disekolah, dirumah tangga maupun dilingkungan masyarakat.
2.      sehat dalam arti fisik mental maupun social
3.      memiliki daya khayat dan daya tangkal terhadap pengaruh buruk, penyalahgunaan narkotika, obat dan bahan berbahaya, alcohol, rook, dan sebagainya.
4.      Ruang lingkup usaha kesehatan sekolah
Ruang lingkup usaha kegiatan sekolah tercermin dalam tree program UKS yang dikenal dengan istilah trias UKS yang meliputi:
1.      pendidikan kesehatan
2.      pelayanan kesehatan
3.      pembinaan lingkungan kehidupan sekolah sehat, pembinaan lingkungan kehidupan sekolah sehat dilaksanakan dalam rangka menjadikan sekolah sebagai institusi pendidikan yang dapat menjamin berlangsungnya proses belajr mengajar.

c.       labolatorium.
Labolatorium secara sederhana dapat diuraikan sebagai suatu tempat dimana dosen, mahasiswa, guru, siswa, dan orang lain melaksanakan kegiatan kerja ilmiah seperti pratikum, observasi, penelitian, demokrasi dan pembuatan model-model dalam rangka kegiatan belajar mengajar.

1.      jenis-jenis laboratorium
labolatorium dapat dibedakan atas berapa jenis’ jenis-jenis laboratorium tersebut biasanya disesuaikan dengan bidang studi atau kelompok bidang studi tertentu. Jenis laboratotium tersebut antra lain:
1.      menurut bidang studi misalnya: labolatorium kimia, fisika, pmp dan sebagainya
2.      menurut kelompok bidang studi misalnya : laboratorim IPS, IPA
3.      untuk bidang ilmu teknik labor dapat diartikan sebagai workshop/ bengkel kerja

2.      Perencanaan penggunaan labor
Rencana penggunaan labor minimal meperhatikan hal-hal berikut:
1.      jenis labor yang akan digunakan
2.      siswa atau pihak yang akan menggunakan
3.      waktu yang tersedia
4.      peralatan yang ada
5.      jenis bidang studi
6.      topic yang akan dipelajari
secara lebih rinci langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam perencanaan penggunaan labor adalah:
  1. menganalisis kurikulum secara keseluruhan
  2. penentuan bobot taksonomik pokok bahasab
  3. pengembangan desain intruksional
  4. pengembangan materi dan pokok bahasan
  5. menetapkan apakah seluruh bagian, satu atau dua materi pokok bahasan yang memerlukan “ labotory work”
  6. peralatan yang akan digunakan
  7. penetapan langkah-langkah dalam pengajaran dengan memakai laboratorium.


0 komentar:

Poskan Komentar